בנו לכם כלים פשוטים, זמינים ושימושיים שייסעו לכם לנהל ולרכז מידע בצורה עקבית, כגון:

  • תזרים, תזרים ועוד פעם תזרים@ – עדיף שיהיה ברמה מפורטת ויומית, כולל עדכון כמה פעמים בשבוע ותחזית. אולם, אם אתם לא מספיקים להגיע לזה בשום דרך, לפחות הורידו את התנועות מהבנק לפחות פעם בשבוע ושמרו על קובץ שיכלול את כל התנועות, כך שיהיה לכם לפחות מעקב ברמה בסיסית לפיו תדעו היכן אתם עומדים, אלו תשלומים כבר ירדו ומה התקבל.
  • קובץ תמחיר
  • מיסים חזויים
  • שעות עבודה של עובדים, ימי חופשה ומחלה.
  • במידה ויש לכם מערכת מידע בה אתם מנהלים את הספקים והלקוחות, הקפידו להוציא דו"חות על בסיס שבועי לעקוב אחר:
    • דו"ח מכירות.
    • דו"ח הוצאות.
    • הזמנות פתוחות.
    • אספקות / שירותים שהוזמנו וטרם בוצעו.
    • תקבולים חזויים וכן גיול חובות.
    • תשלומים צפויים.
  • בדקו ונתחו את החשבוניות שאתם מקבלים אל מול הזמנות הרכש. וודאו שהן בהתאם לסיכום שלכם עם הספקים.
  • אל תשכחו את ה"שותפים" שלכם – גם אם אין לכם שותפים עסקיים, יש לכם לפחות שני "שותפים סמויים" שהם רשויות המיסים וכן הבנק/ים / גורמים חוץ בנקאיים שנותנים לכם אשראי. אז נכון, הם לא שותפים בקבלת החלטות ובתפעול העסק, אך הם בהחלט חלק מהעסק שיש לקחת אותו בחשבון.
    • לרשויות המיסים חשוב לדווח בזמן ובצורה מלאה כך שלא תופתעו עם קנסות פיגורים לאחר דיווחי סוף שנה.
    • ולגורמים אשר נותנים לכם אשראי, בין אם בנקאי או חוץ בנקאי, יש לנהל תקשורת פתוחה ושקופה. למשל, לעדכן אותם כאשר אתם צופים חריגה באשראי.
  • הון חוזר – תכנון עסקי צריך לכלול התחשבות בהון חוזר. ראו מידע נוסף במאמר לגבי הון חוזר.
  • עמלות בנק – רצוי וכדאי מאוד לבדוק ולנהל מו"מ עם הבנק לגבי עמלות.
  • תנאי תשלום – לתנאי תשלום יש חשיבות רבה עבורנו וחשוב להיות מודעים אליהם ולנהל זאת בצורה מסודרת, מכיוון שאם לא נשים לב, יכול להיווצר מצב בו נצטרך לתת את הדעת על מימון האשראי שנתנו ללקוחות בעוד ששילמנו בתנאי תשלום קצרים לספקים. למשל, אם נניח שיש לי הזמנה ע"ס 1,000 ש"ח ומתוכה 700 ש"ח זה חומר גלם אותו אני רוכשת מספק חיצוני, ואני צריכה לשלם לו במזומן או בכרטיס אשראי בחיוב הקרוב ואילו הלקוח מבקש ממני תנאי תשלום של שוטף+90, אזי יכול להיווצר מצב שלפחות 3 חודשים (תלוי בעיתוי האספקה והוצאת החשבונית ללקוח) ואפילו 4 חודשים, אנחנו נצטרך לממן את ה – 700 ש"ח רכישה.